برنامج "بي إم إس" يعتبر من أفضل البرامج المحاسبية فى الوطن العربي و ذلك لما يحتويه من قوائم متعددة لإدارة كافة الأقسام والأنشطة التجارية المختلفة، وأيضا يقوم بدعم ضريبة القيمة المضافة من خلال برنامج المحاسبة ويمكنك من خلاله إدارة كافة الاقسام الأتية (الحسابات -الاصناف - المخازن - المشتريات - المبيعات -شؤون الموظفين - التقارير -الاعدادات )
كما يتيح برنامج "بي إم إس " المحاسبى عدد كبير من التقارير مع إمكانية تصميم اي عدد من التقارير المحاسبية بناء على طلب العميل مما يسهل على المديرين متابعة حركة الاعمال المختلفة داخل الشركة و تحديد الارباح و الخسائر فى اى وقت وذلك عن طريق تقارير الحسابات التى تضمن كافة التفاصيل الخاصة بعمليات البيع و الشراء و الحركة البنكية للمنشأة
و يسهل ايضا متابعة حركة المخازن والاصناف و المنتجات عن طريق مجموعة التقارير الخاصة بالمخزون التى تضمن تقارير مفصلة بعمليات الجرد بالمخازن وكل التفاصيل الخاصة بالاصناف من اسعار او عمليات بيع و شراء و يشمل ايضا تقارير متابعة الاهلاكات المحاسبية للاصول الثابتة.
ويمكنك مع برنامج "بي إم إس " اتمام عملية جمع وتوحيد كل الحسابات الناتجة عن الحسابات الختامية والميزانية العمومية للمركز الرئيسى والفروع معا كوحدة واحدة. وتتم أثناء عملية الشرح لمحاسبة الفروع والأقسام سوف تظهر لنا نقاط :
1- يتم تسجيل عمليات الفرع مع الأطراف الخارجية
2-يتم تسجيل كل عمليات التى يقوم بها الفرع مع المركز .
3-يتم توحيد عمليات الفرع مع الفروع الاخرى.
4-يتم عملية التسوية بين حسابات الفروع والمركز الرئيسى.
5-يتم عملية تسجيل نتائج الحسابات الختامية للفروع ودفاتر المركز الرئيسى.
وطبقاً لهذه الطريقة تعتبر الفروع وحدات مستقلة عن المركز الرئيسي ، ولذلك لا بد للفروع ان تمسك مجموعات دفترية كاملة يسجل فيها كافة العمليات الخاصة بها سواء تمت مع المركز الرئيسي او مع الفروع الاخرى او مع اطراف خارجية.
في نهاية السنة المالية يتم استخراج نتيجة نشاط كل فرع ( حساب المتاجرة والارباح والخسائر ) بالاضافة الى المركز المالي للفرع.
بعد ذلك يتم توحيد الحسابات الختامية والميزانية العمومية للمركزالرئيسي والفروع معاً ، لاظهار نتيجة اعمال المؤسسة ومركزها المالي كوحدة متكاملة.
النقطة الاولى : تسجيل عمليات الفرع مع اطراف خارجية
كما اشرت في البداية ان كل فرع يعتبر كوحدة محاسبية مستقلة عن المركز الرئيسي ، وبالتالي جميع العمليات الخاصة بالفرع تتم بطريقة اي مؤسسة مستقلة اخرى من حيث الشراء والبيع وتسديدالمصاريف….الخ
النقطة الثانية : تسجيل عمليات الفرع مع المركز الرئيسي
من المعروف أن علاقة الفرع بالمركز تكمن في ارسال اصول ثابتة للفرع وبضاعة …الخ ، وبالمقابل يقوم الفرع بتوريد النقدية للمركز ، وربما بإعادة جزء من البضاعة المستلمة من المركز …الخ
هذه العمليات المتبادلة بين الفرع والمركز لا تؤثر على المعالجة المحاسبية لعمليات الفرع مع الاطراف الخارجية في سجلات الفرع ، ولكن العمليات التي تتم بين الفرع والمركز تتطلب فتح حسابين وهما:
1. في سجلات المركز الرئيسي يتم فتح حساب ( جاري الفرع ) وفيه يتم قيد جميع العمليات بين الفرع والمركز مهما كان طبيعتها ( ارسال اصول ثابتة ، ارسال بضاعة للفرع ، مردودات بضاعة من الفرع…الخ ) ويكون رصيد هذا الحساب مدين.
2. في سجلات الفرع يتم فتح حساب ( جاري المركز الرئيسي ) وفيه يتم ايضاً قيد جميع العمليات بين الفرع والمركز الرئيسي ويكون رصيد هذا الحساب دائن.
اذن الحسابين متبادلين ومتقابلين ، وبالتالي لا بد من تعادل الرصيدين مع اختلاف جانب الرصيد ، ومن هنا تكون رقابة المركز الرئيسي على الفروع في العمليات المتبادلة بينهما.
أهداف محاسبه الاقسام مع برنامج "بي إم إس " :
1. اظهار نتائج كل قسم على حده ، مع امكانيه تقييم اداؤه وفقا للاهداف التى وضعت له ، واتخاذ القرارات الملائمه تبعا لنتائج التقييم .
2.توفير بيانات عن الاقسام بما يمكن من مقارنه تلك البيانات ببيانات الاقسام المشابهه ، او ببيانات السنوات السابقه .
3. وضع اساس سليم لتطبيق نظام المساءله المحاسبيه .
4.استخدام بيانات التكلفه فى كل قسم كاساس لتسعير السلع والخدمات التى يقدمها .
5.قياس مدى مساهمه كل قسم فى تغطيه التكاليف الثابته ، بما يساعد الاداره فى تقرير الغاء او الابقاء على اقسام معينه بناء على معدلات ارباحها .
طبيعه النشاط المحاسبى للمنشات ذات الاقسام :
محاسبه الاقسام ليست فرع جديد من فروع المحاسبه ولكنها تطبيق جديد لنظام المحاسبه الماليه بما يتفق مع طبيعه ونوعيه المنشات ذات الاقسام وبالتالى فهى تطبق نفس مبادئ وفروض وسياسات المحاسبه الماليه وقد تاخذ شكل منشاه فرديه او شركه اشخاص او شركه اموال وقد تطبق نظام محاسبه التكاليف .
يهدف هذا التقسيم إلى تفعيل مهارات إدارة المنشأة في المتابعة وكذلك تقويم الأداء من خلال إعداد حسابات ختامية مفصلة توضح نتيجة أعمال كل منها على حدة وبما يتيح للإدارة إجراء مقارنات مستمدة من هذه النتائج تكشف عن الأقسام الرابحة أو الخاسرة وبالقدر الذي يمكنها ( أي الإدارة ) من تطبيق محاسبة المسؤولية
بناء عليه يحقق تقسم المنشأة إلى أقسام ما يلي :
1.التعرف على كفاءة الأقسام بما يمكن من محاسبة المسئولين عنها .
2.التعرف على الأقسام التي تحقق نتائج طيبة والعمل على تنمية العمل فيها وكذا التعرف على نواحي القصور في الأقسام التي تحقق خسائر لاتخاذ قرار بعلاج هذه النواحي أو الاستغناء عن هذه الأقسام .
3.تحديد مكافآت العاملين في الأقسام وفقا لما يحققونه من مساهمات إيجابية في نشاط المنشأة ككل .