أعد برنامج مخازن بى ام اس ليخدم الشركات والمؤسسات التجارية و يتابـع المخزون و المستودعات و يعطي الأدارة إمكانية متابعة العمل متعدد الأنشطة والفروع بسهولة. بى ام اس برنامج مستودعات ومراقبة مخازن يعتمد عليه!.
تعتمد المخازن بجميع أنواعها في عملها على عدة عمليات أساسية وإجراءات متبعة وهي:- 1- عملية الفحص والاستلام. 2- عملية التسجيل. 3- عملية التخزين. 4- عملية الصرف. أولاً: الفحص والاستلام. يقوم أمين المخزن باستلام المواد والأصول من عدة محاور مختلفة وهي:. 1. من خلال طلبات الشراء المحلية. 2. من خلال التحويلات والمرتجعات من مخازن اخرى. أ. وفي جميع هذه الحالات يقوم بفحص المواد ومطابقة الكميات والأسعار بما هو وارد في طلبات الشراء أو فواتير المورد. ب. يتم الفحص بواسطة أمين المخزن حسب المواصفات المطلوبة ومطابقة الوارد مع الباكنج لست من حيث المواصفات والكميات المطلوبة وعدم وجود كسر أو شرخ أو أية أضرار للمواد الواردة. ثانيا: التسجيل يقوم أمين المخزن بتسجيل العملية على السيستم و يتم إرسالهم للإدارة المالية حيث تتم المطابقة والتسعير بواسطة قسم مراقبة المخازن مع فواتير المورد وطلبات الشراء ثم يرسل الأصل مع الفواتير وطلبات الشراء وطلبات المواد لقسم الحسابات لمتابعة إجراءات الصرف وهذا من خلال سيستم بى ام اس المواد والأصول في كرت الصنف الذي انشائه البرنامج والذى يحتوي على جميع البيانات الخاصة بتوريد هذا الصنف وسعره وكمياته وكود المخزن الخاص به. ثالثا: التخزين وهي العملية التالية بعد الفحص والاستلام المخزني حيث يقوم أمين المخزن بترتيب المواد الخاصة بالمخزن بطريقة منظمة لتسهيل عمليات الاستلام والصرف اليومية للمواد مع عدم تداخل الأصناف مع بعضها خاصة المتشابهة منهاومع مراعاة تسجيلها على السيستم بطريقة تقسيم مناطق التخزين لسهولة الاسترجاع والجرد للاصناف بسهولة. رابعا: عملية الصرف يقوم أمين المخزن بتسجيل كافة حركات الصرف على البرنامج يومياً حسب احتياجات السوق ويتم طباعة فاتورة الصرف ويتم عمل دورة مستندية كاملة من بداية حركة الاضافة الى الصرف ويتم تسجيل البرنامج تلقائيا فى الحسابات و المخازن و فى حساب العميل او المورد الدورة المستندية للعمل داخل المخازن الدورة المستندية للمخازن ترتبط بثلاث مراحل أساسية للعمل داخل المخزن وهي:- 1- مرحلة طلب المواد والأصول حتى يتم توريدها للمخزن. 2- استلام هذه المواد والأصول وتخزينها بالمخزن. 3- صرف هذه المواد وتحويل الأصول حسب احتياج اليوم للعمل بالمشروع.
تحويل مباشر (صرف من المخزن المحول منه - وإضــافة إلي المخزن المحول إلية بصورة مباشرة) تحويل غير مباشر (صرف من المخزن المحول منه – ثم مراجعة بيانات التحويل – ثم الإضــافه للمخزن المحول إلية) التحويل من مخازن عديدة إلي المخزن المطلوب التحويل إلية) عمل جرد للأصناف الموجودة بالمخزن لتحديد الفرق بين الفعلي والدفتري علي مستوى الكمية والقيمة أمكانية إستعراض الصنف بأكثر من رصيد (رصيد كلي – رصيد محجوز – رصيد بضــاعة بالطريق – رصيد تحت الإنتاج - الرصيد المتاح للصرف) تسجيل حجز الأصناف من المخازن بناء علي أوامر البيع من برنامج المبيعات تعريف الأصناف يشتمل علي صورة الصنف وخصائصة وسياسة الهدايا (البوانص) والبدائل والمكونات إضــافة وتعريف الأصناف بتكويد أو بدون تكويد (بواسطة الأسم او بالبحث عنة بجزء من الأسم إضــافة أسم شهرة لكل صنف بالإضــافة إلي الأسم الأصلي يظهر عند إستخدامة في الأذون والفواتير والتقارير إضــافة الأصناف بكميات بدون قيم لمعالجة تأخير مستندات الشراء وعند إضــافة السعر فيما بعد يعاد تقييم جميع ماتم صرفة وفقا لسياسة الصرف المتبعة لكل صنف الربط مع برنامج الحسابات العامة بأحد أسلوبين ( الجرد المستمر – الجرد الدوري) أخفاء / إظهار أعمدة القيم في برنامج المخازن علي مستوى كل شاشة وتقرير وفقا لصلاحيات المستخدم دعم كامل لباركود الأصناف مع إستخدامة عند الإضــافة والصرف والبيع والشراء التحكم في الربط مع البرامج الأخرى مثل المبيعات والمشتريات وتحديد طريقة الربط (الفواتير وينشأ عنها الأذون – الأذون أولاً ثم إنشاء الفواتير المرتبطة بها) ربط الأصناف بالموردين لإستخدام أصناف المورد (SAL) عند طلب عرض السعر وأوامر الشراء اضافة خصائص خاصه للصنف والتحكم فيه مثال : اللون والمقاس.
وهو نظام يقيم فيه المخزون بشكل مستمر، والهدف منه حصر كمية وتكلفة البضاعة المباعة على أساس مستمر، وبالتالي حصر قيمة المخزون المتبقي في مخازن ومعارض المؤسسة في حساب خاص بالمخزون . أي يتم جرد المخزون ألياً بعد كل عملية صرف أو توريد أو بيع أو شراء يتم تحديث سجلات المخزون في كل مرة تحدث فيها معاملة تتضمن المخزون،وهكذا ستكون هناك دائما معلومات يومية متاحة عن كمية وتكلفة المخزون المتاح مما يساعد المنشأة في تقديم خدمة أفضل للعملاء والرقابة بشكل أفضل على هذا المخزون. وتتطلب هذه الطريقة مسك دفتر استاذ مساعد، سنويا أو استخدام برنامج بى ام اس للمخازن و للمستودعات ، مع امساك سجل منفصل لكل صنف مخزون يتضمن بيانا تفصيليا لكل الحركات في الكمية والتكلفة ، ويرتبط هذا السجل الثانوي بحساب الاستاذ العام للمخزون ، ويتم اجراء مطابقات لضمان دقة واكتمال السجلات المحاسبية..