الدورة المستندية للمخازن

يعتبر التعامل مع المخزون من الاشياء الاساسية التي يجب على المحاسب فهمها جيداً فالمخزون هو العنصر الرئيسي في أي شركة تجارية وهناك دورة مستندية للمخزون يجب على المحاسب حفظها وفهمها جيداً

فلا يمكن الاستغناء عن الدوره المستنديه للمخازن ولكن يتم العمل على نظام مستندى موازى لنظام إدارة المخزون ومع برنامج " بي إم إس " يمكنك حساب الصادر والوارد وكارت الصنف

وبما ان الغالب على طبيعة العمل داخل المخزن هو انه عمل ميدانى ذو طابع مستندى حيث يتم العمل في برنامج " بي إم إس " على قواعد البيانات المتاحه للحد من خطر فقدان المستندات او تلفها وبالتالى ضياع البيانات وكذلك توفير الاوراق المستهلكه فى التوثيق المستندى

تصميم الدورة المستندية للمستلزمات السلعية المنصرفة :-

يتم تصميم الدورة المستندية للمستلزمات السلعية المنصرفة في برنامج " بي إم إس " بهدف التحقق من الرقابة على صرف هذه المواد و إعلام أثر صرف المواد على الأقسام المختلفة في المنشأة سواءً كانت إدارة المخازن أو إدارة التكاليف أو غيرها

الدورة المستندية للمخازن
.1 محضر الفحص والاستلام 2. إذن الإضافة 3. إذن الصرف 4. إذن الإرتجاع5. كارت الصنف.

اولا :اضافة البضائع إلى المخازن :

في هذه المرحلة يتم استلام البضاعة سواء كانت (مستلزمات للتشغيل – خامات – مشتريات للبيع)(مستوردة –محلية) ويتم الاتي :
1.تقوم لجنة الفحص والاستلام بفرز البضاعة المستلمة بغرض تجنب المواد التالفة والغير صالحة للبيع او الاستخدام مع رد او استرجاع البضاعة التالفة الى المورد مرة أخرى .

2.يستلم أمين المخازن الكميات الواردة بعد الفرز على اذونات الاضافة الخاصة بالمخازن حتي يتسنى له تحضير المكان المناسب
3.يتم ارسال اصل اذونات الاضافة الى الادراة المالية وصورة لكل من (قسم حسابات مراقبة المخزون – أمين المخازن للتسجيل منها فى كروت الصنف)

ثانيا: الصرف من المخازن وتنقسم الى :

صرف البضاعة إلى العميل أو المستلم مباشرة

1.تصرف البضاعة من المخازن من خلال طلب اذن صرف تم اعتماده من (ادارة الشركة – وادارة المبيعات)
2.انشاء اذن صرف من المخازن يوجد به جميع الاصناف المراد صرفها من المخازن طبقا للطلب المقدم مع تسجيل التاريخ ورقم طلب الصرف واسم المستلم لاثبات صرف البضاعة من المخازن .

3.يتم ارسال اصل اذن الصرف إلى الادارة المالية وصورة منه لكل من (العميل – المخزن) صــــــورة للعميل ترفق مع الفاتورة
- صــــــورة بالمخـــزن للتسجيل منها .

صرف البضاعة الى المخازن الفرعية بالشركة :

1.عند اضافة بضاعة محولة من مخزون الى مخزون تابع للشركة :

يتم انشاء اذن تحويل وارد يحتوي على جميع الاصناف الواردة والتاريخ واسم المخزن الفرعي الوارد منه البضاعة المستلمة .
2.عند صرف بضاعة من مخزن إلى مخزن تابع للشركة
يتم انشاء اذن تحويل صادر يحتوي على جميع الاصناف المحولة والتاريخ واسم المخزن المحول اليه البضاعة الصادرة
ويتـــــم أرسال :-
- الأصـــــــل للإدارة المالية .
- صورة للمخزن المحول إليه .
- صورة بالمخزن للتسجيل منها .

ثالثا : عند رد أو أرتجاع أصناف مخزنية مـن العملاء ( مرتجعات وارده ) يتم تحرير أذن أرتجاع أصناف وارده من أصل +2 صورة مسلسل يدون به كافة الأصناف المرتجعه وكميتها واسم العميل صاحب هذه الأصناف .
ويتـــم أرســال :- الأصل للإدارة المالية لعمل التسوية اللازمة وذلك لتحرير اشعار خصم بقيمة هذه الأصناف المرتجعه وخصمها من مديونية العميل المستحقة عليه.
- صـــــــورة لإدارة المبيعات .
- صورة بالمخزن للتسجيل منها .

رابعا : عند رد أصناف مخزنية للموردين ( صادرة)
يتم تحرير أذن أرتجاع أصناف صادرة من أصل +2 صورة يدون به كافة الأصناف التى تم ردها للمورد وكميتها وبيانات المورد والتاريخ .
ويتـــــم أرسال :-

الأصل للإدارة المالية لتحرير أشعار أضافة على حساب المورد بقيمة هذه الأصناف المرتجعه إليه وتحميلها على حسابه طرف الشركة .
- صـــــورة لإدارة المشــتريات .
- صــورة بالمخزن للتسجيل منها .

خامسا : الأصناف التالفة ( المعيبة ) و الراكده و بطيئة الحركة :-
فى حالة وجود أصناف مخزنية تالفة ومعيبة أو راكده أو بطيئة الحركة يقوم أمين المخزن بحصر هـــذه الأصناف وتسجيلها فـــى كشف جرد خاص بها مــــن أصل +2 صورة فى نهاية السنة المالية وقبل الجرد السنوى .

ويتـــــم أرسال :-
- الأصل للإدارة العليا بالشركة .
- صــــورة لــلإدارة المـالية .
- صـــــورة تحفـظ بالمخزن .