هي أولى مراحل الدورة المحاسبية وهي تمثل الأوعية التي يسير فيها المستند منذ تحريره ماراً بكل مراكز الخدمة أو مراكز التكلفة
التي يؤثر فيها و يتأثر بها حتى يفي المستند الغرض منه .
لكل عمل ناجح لابد من تخطيط نظام سليم له ولابد من المتابعة والسيطرة على مدخلات ومخرجات النظام بوسائل سهله وبسيطة
تمكنا من الإمساك بخيوط النظام بأكمله ، وعمل وسائل تحكم ورقابه فيه
كما تعتبر الدورة المستندية هى التى تنظم طريقة تداول المستندات التى يتم إعدادها مسبقا داخل المشروع ( المستندات الداخلية ) وكذلك المستندات الواردة من الجهات المختلفة ( المستندات الخارجية ) لتحقيق الرقابة على جميع العمليات المالية التى يؤديها المشروع وأيضا للتعبير بدقة عن الأحداث والوقائع المالية به .
وعليه يتم تحويلها عند تداولها إلى عمليات مالية للقيد والتسجيل بالدفاتر المحاسبية .
ونحن في مجال الإدارة المالية مع برنامج "بي إم إس " نستطيع عمل ذلك من خلال وسيلتين هما الدورة المستندية والمجموعة الدفترية
اولا : المجموعة الدفترية :
تتكون المجموعة الدفترية من عدة دفاتر يقوم برنامج "بي إم إس " بالتسجيل فيها لحصر المدفوعات والمقبوضات للشركة
وكذلك لمعرفة أرصدة الموردين والعملاء وكذلك بنود المصروفات المختلفة.
وفى سبيل ذلك نقوم بإمساك مجموعه من الدفاتر وهى كالآتي:
أولا : الدفاتر الرسمية :
1.دفتر اليومية العامة
يمكنك مع برنامج "بي إم إس "عمل قيد شهري بإجمالي الحركة الشهرية لجمله المدفوعات والمقبوضات من واقع دفتر اليومية الامريكيه.
2.دفتر الجرد
ويتم تسجيل فيه صوره من الميزانية العمومية السنوية للشركة وكذلك حساب الأرباح والخسائر وكذلك تسجيل الجرد السنوي للشركة.
ثانيا : الدفاتر المحاسبية
1.دفتر اليومية الامريكيه
يتكون هذا الدفتر من مجموعه من الخانات وتنقسم هذه الخانات إلى مدين ودائن
وكل خانه تمثل حساب معين من الحسابات الاسمية المختلفة مثل (الصندوق ، الموردون ، الدائنون ، العملاء ، البنك ، جارى الشركاء ، ……… الخ )
ويتم القيد فيه من واقع قيود اليومية المختلفة والتي تمثل حركة اليوم من مقبوضات ومدفوعات.
2.دفتر تحليلى المصروفات العمومية
ويتكون هذا الدفتر من مجموعه كبيرة من الخانات الاحاديه وتسمى كل خانه باسم مصروف معين
مثل : ( البوفيه والضيافة ، انتقالات الإدارة ، الأدوات الكتابية ، المطبوعات ، التليفون ، الكهرباء ، الأجور والمرتبات للإدارة ، ………الخ ).
3.دفتر تحليلى مصروفات التسويق والبيع
ويتكون هذا الدفتر من مجموعه كبيرة من الخانات الاحاديه وتسمى كل خانه باسم مصروف معين مثل
(أجور ومرتبات رجال التسويق والبيع ، الانتقالات الخاصة بهم ،……الخ )
ومع نظام "بي إم إس " يتم التحليل من واقع قيود اليومية أولا بأول حتى نستطيع تحديد بنود المبلغ المنصرف شهريا على مستوى البند الواحد
4.دفتر الأستاذ العام :
ويتم الترحيل إليه من واقع دفتر اليومية الامريكيه وهو عبارة عن جملة الحركة الشهرية للبند.
ويتم فتح صفحه مستقلة فيه لكل حساب على حده ، فمثلا يتم فتح صفحه مزدوجة للموردين ، العملاء ، الصندوق.
ويكون فيها جانب دائن وآخر مدين ويرحل إليه جملة الحركة الشهرية من واقع دفتر اليومية الامريكيه ويتم عمل ميزان المراجعة لكل فتره منه
•النماذج المستخدمة بالدورة المستندية في نظام "بي إم إس ":
•فاتورة مبيعات نقدية واجلة (نموذج صادر من البرنامج المحاسبي بأرقام متسلسلة) وعليها توقيع – المحاسب – امين الصندوق .
•سند قبض نقدا وشيكات ( نموذج صادر من البرنامج المحاسبي بأرقام متسلسلة) وعليها توقيع المحاسب وامين الصندوق .
•سند قبض محصل (نموذج مطبوع)
•سند صرف نقدا (نموذج صادر من البرنامج المحاسبي بأرقام متسلسلة ) وعليها توقيع المحاسب – امين الصندوق – المدير المالي
•طلب شراء (نموذج صادر من البرنامج المحاسبي بأرقام متسلسلة) وعليه توقيع مدير الانتاج – مدير المشتريات
•عرض سعر (نموذج صادر من البرنامج المحاسبي بأرقام متسلسلة ) عليه توقيع – المحاسب – مدير المشتريات .
•امر شراء (نموذج صادر من البرنامج المحاسبي بأرقام متسلسلة ) عليه توقيع – المحاسب – مدير المشتريات – المدير المالي - المدير العام.
•اذن استلام (نموذج صادر من البرنامج المحاسبي بارقام متسلسلة) عليه توقيع – المحاسب – مدير المشتريات – مدير الجودة .
•اذن ادخال المستودع (نموذج صادر من البرنامج المحاسبي بأرقام متسلسلة ) عليه توقيع – المحاسب – امين المستودع .
•اذن اخراج من المستودع (نموذج صادر من البرنامج المحاسبي بأرقام متسلسلة ) عليه توقيع – امين المستودع – المستلم )
•كرت صنف من المستودع (نموذج صادر من البرنامج المحاسبي برقم القطعة- عليه توقيع امين المستودع )
الدورة المستندية :
تنقسم الدورة المستندية الى التالي :
(1) المقبوضات النقدية
(2) المشتريات والمصروفات النقدية
(3) المبيعات الآجلة
(4) المشتريات الآجلة
(5) المستودعات
(6) القيود المحاسبية
الهدف من إعداد هذه الدورات المستندية في برنامج "بي إم إس "هو:
•يمكنك مع برنامج "بي إم إس "تحديد الإدارات المشتركة في تنفيذ وظيفة أو نشاط معين .
•يمكنك برنامج"بي إم إس"من تجميع البيانات و التقارير اللازمة للادارة العليا و الادارت الاخرى .
•يمكنك أيضا من مساندة الادارة فى اتخاذ القرارت بصورة صحيحة و واضحة .
•يمكنك أيضا تحديد العلاقة بين الإدارات المختلفة التي تنفذ وظيفة أو نشاط محدد .
•يمكنك برنامج "بي إم إس "من تحديد المستندات والسجلات المستخدمة في تنفيذ الإجراءات الخاصة بوظيفة أو نشاط معين .
•يمكنك التعرف علي حركة المستندات بين الإدارات المختلفة لتنفيذ نشاط محدد .
•يمكنك أيضا تحديد توزيعات أصول و صور المستندات بين إدارات المنشأة والمشتركة في تنفيذ نشاط معين من أنشطتها
(1) المقبوضات النقدية
مستندات دورة المقبوضات النقدية
(أ) فاتورة المبيعات النقدية
(ب) سند قبض نقدا وشيك
(أ) تعريف فاتورة المبيعات
§ تصدر فاتورة المبيعات بارقام تسلسلية صادرة من برنامج الحاسب الالى
ب) تعريف سند القبض نقدا وشيكات
§ يصدر سند القبض بارقام متسلسلة صادر من الحاسب الالى
§ يدون بسند القبض طريقة السداد نقدا او بشيك
§ يسجل رقم الشيك واسم البنك وتاريخه
(2) المشتريات والمصروفات النقدية
مستندات دورة المشتريات والمصروفات النقدية
التعريف
سند صرف نقدى وشيك
يصدر سند الصرف بارقام تسلسلية صادرة من الحاسب الالى
§ يسجل على سند الصرف نقدا او بشيك
§ يسجل بالسند رقم الشيك واسم البنك وتاريخه
(ب) تسوية عهدة مناديب المشتريات وامين الصندوق
§ تسجل ارقام فواتير المشتريات والمصروفات وارقامها بسند التسوية
مميزات الترابط بين برنامج "بي إم إس "و البرامج الاخرى:
يمكنك مع برنامج "بي إم إس "الترحيل من جميع البرامج الي الحسابات العامه تلقائيا (قيد لكل حركه)
إمكانية الترحيل من جميع البرامج الي الحسابات العامه تلقائيا (قيد مجمع لمجموعة مستندات)
يمكنك مع برنامج "بي إم إس "التعديل في القيود الناتجه عن النظام بما يتناسب مع طبيعة الشركه و التطبيق في حدود الصلاحيات
يمكنك "بي إم إس " من انشاء اذون اضافه في برنامج المخازن من الاعتمادات المستنديه او المشتريات او الانتاج
يمكنك أيضا من انشاء اذون صرف في برنامج المخازن من المبيعات أو الانتاج لصرف الخامات أو غيرها
يمكن مع برنامج" بي إم إس "رؤية كل القيود المرحله من البرامج علي عدة مستويات و بلفتر متشعب متعدد الوظائف
يمكنك مع برنامج" بي إم إس "تحميل الاذون من المخازن الي البرامج الاخري مثل المبيعات و المشتريات و الاعتمادات و الانتاج
أهداف الدورة المستندية فى برنامج "بي إم إس":
توجد مجموعة من الأهداف تُحقّقها الدورة المستندية،وهي:
تحديد الوظيفة، أو النشاط المطلوب تنفيذه من قبل الإدارة.
جمع التقارير، والبيانات التي يجب تزويدها للإدارة.
مساعدة الإدارة في اتّخاذ القرارات المناسبة.
ربط الأقسام التي تنفذ وظائف مشتركةً معاً.
سهولة الوصول إلى المستندات التي تُستخدم في تنفيذ الوظائف الإدارية.
متابعة حركة المستندات المحاسبية بين الأقسام في المؤسسة.
معرفة قيم الأصول، والالتزامات المُستخدمة في تنفيذ المهام.