يعتبر برنامج " بي إم إس " من أفضل البرامج المحاسبية لادارة حسابات الشركات وعمل دورة مستندية للمقبوضات والمدفوعات والمبيعات
حيث يقوم البرنامج بمطابقة كشف حركة الخزينة بايصالات استلام النقدية وفواتير البيع وعروض الأسعار
ويعمل برنامج " بي إم إس " للمقبوضات علي :
1. تقوم ادارة الحسابات في البرنامج قبل استلام المقبوضات من التاكد من صحة المبالغ والبيانات وتقوم بتحرير ايصال استلام نقدية او شيكات
2.يقوم امين الخزينة باستلام النقدية أو الشيكات
3.يعمل البرنامج علي اعداد كشف حركة الخزينة اليومى ويتم ارفاق صورة من الشيك وايصال الاستلام بكشف الحركة لاعداد القيود والمراجعة .
4.اعداد حافظة شيكات وارسالها للبنك للتحصيل
المقبوضات النقدية بالخزينة في برنامج " بي إم إس " :
* عند قبول العميل عرض الاسعار المقدمة من قبل ادارة الشركة تقوم ادارة المبيعات في البرنامج بتحرير اذن توريد نقدية/شيكات.
الاصل – يسلم للعميل للتوجه به الى امين الخزينة. … الصورة الاولى – ترسل الى ادارة المبيعات و تحفظ في ملف العميل للمتابعة. …. الصورة الثانية – تحفظ بالدفتر
* يتوجه العميل بأصل اذن توريد نقدية/شيكات الى خزينة الشركة للسداد حيث يقوم امين الخزينة اذن التوريد و النقدية و تحرير ايصال استلام نقدية/شيكات
* تقوم ادارة الحسابات بالتسجيل بدفتر يومية الصندوق و التسجيل ايضا باستاذ مساعد العملاء.
* ثم تقوم ادارة المراجعة بمطابقة كشف حركة الخزينة بايصالات استلام النقدية و فواتير البيع او العقود او عروض الاسعار ….
و أيضا التأكد من صحة ترحيل القيود بعد قيام ادارة الحسابات بتسجيلها.
الدورة المستندية للعهد :
اولا :- صرف العهدة
1.تقوم الادارة الطالبة للعهدة بتحرير طلب صرف عهدة مؤقته موضح به الغرض من العهدة والمبلغ المطلوب
2.يقوم المحاسب او امين الخزينة باعداد اذن صرف نقدية/ شيكات
3.يتم تسليم المستفيد النقدية/ الشيكات
4.يتم ارفاق اذن الصرف فى حركة الخزينة اليومية لاعداد القيود المحاسبية
ثانيا :- تسوية العهدة
1.يقوم صاحب العهدة باعداد كشف تسوية عهدة مرفق به كافة المستندات الدالة على العهدة ( أذن اضافة – فاتورة – اذن تسليم )
2. يتم اعتماد كشف تسوية العهدة من مدير الادارة التابع لها
3.يتم تسليم الادارة المالية كشف التسوية
4. تقوم الادارة المالية بمراجعة العهدة وطباعة كشف حساب للتأكد من ارصدة العهد
ولا يتم صرف عهدة جديد الا بعد تسويه العهدة السابقة
الهدف من الدورة المستندية للمقبوضات في برنامج " بي إم إس " :
•يمكنك مع البرنامج تحديد الإدارات المشتركة في تنفيذ و ظيفة أو نشاط معين .
•كما يمكنك من تجميع البيانات و التقارير اللازمة للادارة العليا و الادارت الاخرى .
•مساندة الادارة فى اتخاذ القرارت بصورة صحيحة و واضحة .
•تحديد العلاقة بين الإدارات المختلفة التي تنفذ وظيفة أو نشاط محدد .
•تحديد المستندات والسجلات المستخدمة في تنفيذ الإجراءات الخاصة بوظيفة أو نشاط معين .
•التعرف علي حركة المستندات بين الإدارات المختلفة لتنفيذ نشاط محدد .