الفترة المحاسبية : هي تقسيم حياة المشروع إلى فترات زمنية متساوية ( عادةً سنة )، يتم في نهاية كل فترة منها إعداد ما يعرف بالحسابات الختامية و القوائم المالية، لإظهار نتائج العمليات والمركز المالي للمشروع والتغير في المركز المالي
ويعمل برنامج " بي إم إس " من خلال مجموعة من القيود الأتوماتيكية المبرمجة يوميا مثل المشتريات والمبيعات والمدفوعات والأجور والإنتاج و الأجور والمقاولات والأعتمادات المستندية،
وهناك إمكانية الإضافة يدويا والتى يقوم بها المحاسب داخل برنامج الحسابات العامة.
عند انتهاء الفترة المحاسبية يجب أن نقوم بتهيئة الحسابات لتسجيل العمليات المالية في الفترة المحاسبية التي تليها ،
هذه العملية تسمى بـ "إقفال الحسابات".
خطوات غلق و إقفال الفترة المحاسبية:
المرحلة الاولة : مرحلة حصر ومراجعة الحسابات
1.حصر جميع المصروفات التي تخص الفترة ومقابلتها مع الإيرادات التي تخص هذه الفترة
ويتم ذلك طبقاَ لأساس الاستحقاق في المحاسبة الذي يعني تحميل الفترة المحاسبية بما يخصها من مصروفات وما يخصها من إيرادات
2. اهلاك الاصول الثابتة
حساب إهلاك الأصول الثابتة الخاص بالفترة المحاسبية محل الغلق وإثبات قيد محاسبى طرفه المدين حساب مصروف الإهلاك و طرفه الدائن حساب مجمع الإهلاك
3. جرد المخزن وعمل التسويات الجردية اللازمة من تسويات عجز أو تسويات زيادة
يتم تسوية العجز او الزيادة من خلال شاشة " محضرالجرد " ببرنامج المخازن و يتم من خلالها مقارنة أرصدة المخزن الدفترية بالأرصدة الفعلية وذلك للوصول لكمية وقيمة العجز او الزياده ثم اجراء التسويات من شاشة "اذون الاضافة " و شاشة " اذون الصرف " .... وفى أذون الصرف والاضافة يجب التحميل من محضر الجرد
4. مراجعة جميع القيود المحاسبية التى لم يتم تسجيلها
وذلك من مراجعة العمليات بالحسابات العامة
5. استعراض ميزان المراجعة للتأكد من توازنه
يجب على مراجع الحساسات ان يتأكد من توازن الارصدة المدينة والدائنة بميزان المراجعة وذلك من تقرير ميزان المراجعة بمديولة الحسابات العامة .% من الحالات يكون فيها ميزان المراجعة متوازن.
6. تصميم القوائم المالية
التصميم الدقيق للقوائم الختامية من الاسباب الرئيسية لتوازن القيد الافتتاحى الناتج من غلق الفترة المحاسبية المنتهيه (قائمة المركز المالى " قائمة الدخل " قائمة التدفقات النقدية)
7.ما هى الحسابات التى سوف ترحل عند غلق الفترة؟
ما سيتم ترحيلة من حسابات هى الحسابات الخاصة بقائمة المركز المالى رصيد اخر الفترة لكل ما تمتلكه الشركة من أصول وما عليها من إلتزامات والحسابات التى لا ترحل هى الحسابات الخاصة بقائمة الدخل وهى تتمثل فى الايرادات والمصروفات ...
تمر عملية إقفال الحسابات بثلاثة مراحل:
تصنيف الحسابات لغرض الإقفال.
إعداد قيود الإقفال.
إعداد ميزان المراجعة بعد الإقفال.
تصنيف الحسابات لغرض الإقفال
تنقسم أنواع الحسابات بغرض الإقفال إلى نوعين رئيسيين:
1.حسابات مؤقتة:
هي الحسابات التي تكون منافعها الإقتصادية تابعة لفترة محاسبية واحدة فقط ، حيث نقوم بإقفالها في الحسابات الدائمة ونجعل أرصدتها مساوية للصفر.
تتضمن الحسابات المؤقتة كلاً من حسابات قائمة الدخل والمسحوبات الشخصية.
2.حسابات دائمة:
هي الحسابات التي تكون منافعها الإقتصادية تابعة لفترة محاسبية أو أكثر بحيث لا يتم إقفالها ، وإنما ترحل أرصدتها إلى فترة محاسبية لاحقة.
تتمثل الحسابات الدائمة بحسابات قائمة المركز المالي (الأصول ، الخصوم ، و رأس المال).
الحسابات الدائمة والحسابات المؤقتة
قيود الإقفال:
عند نهاية الفترة المحاسبية وبعد إعداد القوائم المالية نقوم بعمل قيود الإقفال وذلك لما يلي:
لجعل أرصدة الحسابات المؤقتة (الإيرادات ، المصروفات ، المسحوبات الشخصية) مساوية للصفر ، بحيث تكون مهيئة لتسجيل العمليات المالية لفترة محاسبية لاحقة
ميزان المراجعة بعد الإقفال:
•بعد إنهاء قيود الإقفال يتم عمل ميزان مراجعة جديد يسمى بميزان المراجعة بعد الإقفال.
•يتضمن ميزان المراجعة بعد الإقفال الحسابات الدائمة فقط بسبب أن جميع الحسابات المؤقتة أصبح رصيدها مساوي للصفر.
•الهدف من ميزان المراجعة بعد الإقفال هو التحقق من توازن أرصدة الحسابات الدائمة والتي سيتم استخدامها في الفترات المحاسبية اللاحقة.