فن إدارة الاجتماعات

إدارة الاجتماع تعتبر من الوسائل التي يمكنها أن تساهم في تحسين أداء العمل بصورة كبيرة جدًا، إذا تم التخطيط لها بشكل صحيح، وقد تكون مضيعة للوقت لو أنك لم تنجح في تخطيطها، وقد يظن البعض أن إدارة الاجتماعات عملية سهلة جدًا، لكن في الواقع، ومع وجود العديد من الأفراد، واختلاف طريقة تفكير كل فرد عن الآخر، فإن هذه العملية قد تكون شاقة جدًا، ولا يقدر الجميع على التعامل معها بشكل صحيح،

يمكنك مع برنامج "بي إم إس " إدارة الاجتماعات بطريقة مميزة ومتطورة حيث يتوقف نجاح العمل الإداري فى اى مؤسسة على عدد كبير من العوامل والمتطلبات، منها نجاح إدارة الاجتماعات التي لا بد منها في أي عمل إداري. مع برنامج "بي إم إس " نتحدث عن موضوع فن إدارة الاجتماعات وقواعد تنظيمها وأنواع الاجتماعات وتصنيفها.

تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال اهمية وتأتى أهميتها لدورها الحيوى كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب وهذا ما يسعى برنامج "بي إم إس " الي تفعيله والعمل علي دعمه

ويمكن من خلال برنامج "بي إم إس " تحقيق الامور التالية:

1.التوصل الي دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الاعضاء
2.التوصل الي قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والموضوعية
3.التنسيق بين مختلف اوجه الانشطة والجهود بين الادارات
4.اتاحة الفرصة للموظفين حديثى الخبرة للاحتكاك
تتمثل أركان الاجتماع في وجود عدد معين من الناس يتفاعلون معاً لتحقيق هدف محدد، بالإضافة إلى توافر الإمكانات المادية المناسبة.
فالاجتماعات ما زالت وسيلة فعالة ومهمة للمشاركة الجماعية؛ فعن طريقها وبها يتم تبادل وجهات النظر، والإفادة من خبرات الآخرين، كما أنها وسيلة مقبولة للتنسيق بين وجهات النظر، وتوصيل المعلومات بين الأفراد والدراسة العلمية للموضوعات المطروحة للنقاش.

من الطبيعي أنه في أثناء العمل تحدث العديد من المشاكل بين الأفراد، وإذا لم يتم حل هذه المشاكل فإن ذلك من شأنه أن يؤثر على العمل بشكل سلبي تمامًا، بل ربما يدفع الأفراد إلى ترك العمل بسبب ذلك، لهذا يتم عمل الاجتماعات لحل المشاكل، وتركز إدارة الاجتماع في هذه الحالة على الوصول إلى حل للمشكلة المطروحة، سواءً كانت تخص فردين، أو تخص شيء في العمل، ومن الضروري جدًا أن تكون جميع الأطراف في المشكلة حاضرة في هذا الاجتماع. وهذا ما يسعي اليه برنامج "بي إم إس"

ما هي أنواع الاجتماعات؟

تأخذ الاجتماعات أنواعًا متعددة تختلف من مكان لآخر، وكذلك لها أكثر من تصنيف، وتختلف طريقة إدارة الاجتماع طبقًا لاختلاف هذه الأنواع التالية: أنواع الاجتماعات من حيث المدة
اجتماعات دورية: حيث يتم عقد الاجتماع خلال فترات محددة مسبقًا يعرفها الجميع، ويتم الاتفاق عليها، فقد تجد أن هناك بعض المؤسسات تقوم بعمل اجتماع أسبوعي

وهناك مؤسسات أخرى تعقد اجتماعات شهرية، وهكذا.
اجتماعات غير دورية: وهذه الاجتماعات لا يتم الاتفاق عليها مسبقًا، وفي الغالب يتم عملها كلما دعت الحاجة إلى ذلك، سواء مثلًا وجود قضية هامة، أو مشكلة يجب الوصول إلى حل لها.

ذلك فإن المؤسسات الناجحة ومن أجل ضمان بقائها واستمرارها قوية مؤثرة يجب أن لا تقف عند حدّ الكفاءة بمعنى أن تقتنع بالقيام بأعمالها بطريقة صحيحة ،أو تؤدي وظيفتها الملقاة على عاتقها بأمانة وإخلاص، على الرغم من أهمية هذا الشعور وسموّه.

وإنما يجب أن يكون طموحها أبعد من ذلك، فترمي ببصرها إلى الأبعد وبآمالها إلى الأسمى حتى تكون متألقة أفكاراً وأداءً وأهدافاً أي حتى تكون مؤسسة خلاّقة مبدعة، ويصبح الابتكار والإبداع والتجديد هي السمات المميزة لأدائها وخدماتها.

وقد يمكننا تعريف الإبداع ” بأنه أفكار تتصف بأنها جديدة ومفيدة ومتصلة بحل أمثل لمشكلات معينة أو تطوير أساليب أو أهداف أو تعميق رؤية، أو تجميع أو إعادة تركيب الأنماط المعروفة في السلوكيات الإدارية في أشكال متميزة ومتطورة تقفز بأصحابها إلى الأمام ” ، إلا أن التعريف وحده لا يحقق الإبداع ما لم يتجسّد في العمل، لذا قد يمكن أن يقال أن الإبداع الحقيقي هو في العمل المبدع لا في التفكير وإن كان العمل المبدع يسبقه تفكير مبدع .
الإعداد للإجتماعات:

يتضمن الإعداد للإجتماعات توفر عدة عوامل أساسية تساهم في إنجاح الإجتماع وزيادة مدى إنتاجيته، ومن هذه العوامل ما يلي:

1. التهيؤ النفسي للحضور ووجود الدافعية للحضور والحماس لذلك.
2- الإستعداد والجاهزية فيما يرتبط بالزمان والمكان والعوامل المساعدة ووصول الدعوات للإجتماع قبل موعده بوقت كافٍ لا يقل عن أسبوع.
3- متابعة ما سبق من قرارات وإنجازات في الإجتماعات السابقة إن وجدت.
4- إعداد الجدول الإطاري الإجتماع ويشتمل ذلك:

أ‌- جدول الأعمال.
ب‌- التفريغ الزمني لكل نقطة في جدول الأعمال.
ج- اقتراح جهات تنفيذ القرارات بشكل أولي.
د- إعداد مشروع البيان الختامي.

5.الإعداد العملي والعقلي للإجتماع، بحيث يكون اللقاء لتفريغ الأفكار التي يتم إعدادها قبل الإجتماع وليس أثناءه بشكل أساسي.
ويمثل الشكل أدناه وقت الإعداد العلمي والعقلي للإجتماع.
6.توضيح المطلوب من اللقاء وتحديد أهدافه.
7- الإستعداد لتنفيذ ما يتم الإتفاق عليه ويطلب في الإجتماع.

أهمية الاجتماعات:-

تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية ، وتأتي أهميتها في دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية:-

1- التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي.

2- التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز والمصالح الشخصية.

3- التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى.

4- إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة (التدريب).

5-إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين.

6- رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات.

..ويمكن تقسيم الاجتماعات في أي عمل إلى ما يأتي:

1-اجتماعات تبادل المعلومات، والغرض من هذه الاجتماعات هو تبادل المعلومات لعمل بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر للمنشأة الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية .

2- اجتماعات اتخاذ القرارات، وهي تلك الاجتماعات الخاصة باتخاذ القرارات في القضايا الهامة.

3- اجتماعات البحث والدراسات، والغاية من هذه الاجتماعات هي التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل، وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة جانب جزئي من الموضوع العام.

4- اجتماعات طارئة، وهي الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المنشأة
5- اجتماعات روتينية دورية، وهي تلك الاجتماعات المتضمنة في برنامج العمل في المنشأة