مهام مدير الموظفين

برنامج "بي إم إس " لمهام مدير الموظفين أعد خصيصا لإدارة مهام و مواعيد الموظفين بحيث يتم إضافة المواعيد و المهام و بعدها عبر التقارير يمكن متابعة أداء و عمل و تذكير كل موظف بمهامه و مواعيده و ملاحقة و تلاشي التقصير.

تُعتبر وظيفة مُدير شؤون الموظّفين من الوظائف المُتعِبة والتي تحتاج إلى القدرة على ضبط الذّات والتحلّي بالهدوء والحكمة، حيث يعتبرُ مديرُ شؤون الموظّفين المسؤولَ الأوّلَ والمباشرَ عن إدارة ومتابعة جميع الأمور المَعنيّة بالموظّفين، والمُناط بها من قبل مدير الشّؤون الإداريّة في الشّركة،

ولهذا تظهر أهمية برنامج "بي إم إس " في مساعدة مدير الموظفين

بحيث يتحمّل المسؤوليّة الكاملةَ عن جميع العاملين ضمن إطار هذه الشّركة وعلى تواصل مباشر ودائم معهم، كما أنّ برنامج " بي إم إس " يُساعده في وضع الخطط والبرامج الخاصّة بالقسم على أرض الواقع، ويُشرف على تنفيذها بكفاءة وتميُّز، إضافةً إلى تدوين وإدخال كامل البيانات حول الموظّفين وكلّ ما يتعلّق بهم، ويُمارس المدير عمله داخل وحدة تُسمّى قسم الموارد البشريّة في الشّركة

من أهمّ المَهام الخاصّة بالوظائف والمُوظّفين ما يأتي:

1. المُساهمة في حصر وتحديد احتياجات الشّركة أو المُؤسّسة من المُوظفين والعاملين بناءً على الهيكل التنظيميّ للشّركة أو المُؤسّسة،
2. مُتابعة طلبات التّوظيف الواردة للشّركة ومُقارنتها بالمواصفات المطلوبة لكلّ شاغر.
3. ترتيب طلبات التّوظيف المُقدَّمة للشّركة، وإجراء المُقابلات مع المُتقدّمين داخل الشّركة.

4.تنظيم عقود العمل وتجديد بطاقات العمّال، إضافةً إلى إتمام جميع الإجراءات المُتعلّقة بالخروج والعودة للعمّال، والإقامة للعمّال الأجانب.
5.ترتيب وجدولة نظام الإجازات الخاصّ بكلّ مُوظّف في الشّركة بشكل مُنتظم وإدراجها في الحاسوب.
6.تجهيز وطباعة الخطابات الخاصّة بأعمال شؤون المُوظّفين واعتمادها من المُدير العام أو مُدير الموارد البشريّة، وإرسالها إلى الجهات المَعنيّة؛ وحفظ نسخ منها في المَلفّات الخاصّة بها.

7.تنظيم ومُتابعة كلّ الإجراءات المُتعلّقة بالمُوظّفين، مثل الإعارات، واستحقاقات النّقل من فرع لآخر، والانتداب، والزّيادات السنويّة على الرّواتب، والعلاوات الماليّة، والتّرفيعات داخل الشّركة، مع توثيقها بدقّة في الملفّات على الحاسوب.
8.مُتابعة وتنظيم المُعاملات في الملفّات السِريّة والعاديّة لجميع كادر المؤسّسة الوظيفيّ. التوجّه إلى الدّوائر الحكوميّة لإنجاز كلّ ما يَتعلّق بمصلحة العمل والموظّفين لديه.

الواجبات والمسئوليات

•المشاركة في وضع الخطط الإستراتيجية للمؤسسة لضمان تحقيق التوجه الإستراتيجي المعتمد.
•إصدار التوجيهات التي تكفل حسن سير العمل، وتقييم الإنجازات والمساعدة في التغلب على ما يعترض سير العمل من مشكلات.
•متابعة والإشراف على أعمال المؤسسة واتخاذ الإجراءات الكفيلة بضبط العمل وجودة المخرجات.
•إعداد الخطة المالية السنوية المطلوبة لتحقيق الخطة والأهداف والحصول على موافقة الفريق المحوري عليها

•متابعة الدخل والإنفاق بالمقارنة بالميزانية لتحقيق الاكتفاء المالي للمؤسسة على المدى الطويل.
•إدارة الموارد المالية وأصول المؤسسة بفعالية، وتقديم مقترحات للإستخدام الرشيد لها وتطوير العمليات أو تغيير السياسات عند اللزوم.
•دعم وتطوير قنوات الاتصال والتواصل الإداري داخل وخارج المؤسسة.

•المشاركة في تصميم برامج التدريب والدعم والتأهيل للعاملين بالمؤسسة.
•الحفاظ على تدفق المعلومات بين الأطراف ذات الصلة لدعم إتخاذ القرارات وتقليل المخاطر.
•متابعة إدارة الموارد البشرية وإدارة المشتريات وتطوير العمل بهما.

هيكلةُ الأعمال والوظائف:
يمكننا تعريفُ الهيكلة بأنها تصميم لوظائف وأعمال المنظمة.

والهيكلة عملية فنية إدارية تشارك فيها إدارةُ الموارد البشرية بجانب الإدارات الأخرى المكونة للهيكل التنظيمي داخل المنظمة، وتشرف إدارةُ الموارد البشرية على تطبيق نتائج عملية الهيكلة. وخلال عملية الهيكلة تُوضع الأطرُ العامة والتفصيلية لجميع الأعمال والوظائف التي ستؤدَّى داخل المنظمة، وتشتمل هذه الأطر على تحديد الآتي:

1-تحديد نوع وعدد الأعمال والوظائف الهامة والرئيسية التي يتطلبها العملُ داخل المنظمة، والتي تمكّن المنظمة من تحقيق أهدافها.
2.تحديد أهداف الأعمال والوظائف التي توضح النتائج والإنجازات المطلوب تحقيقها من كل عمل ووظيفة.
3. تحديد واضح ودقيق لطبيعة وخصائص الأعمال والوظائف.
4.تحديد الخطوات والمراحل التي يمر بها العملُ من بدايته حتى نهايته، أي مرحلة تحقيق الهدف المراد تحقيقه من وراء أداء هذا العمل.
5. تحديد شكل بيئة العمل المستقبلية داخل المنظمة، وذلك من الناحية المادية، ومن الناحية المعنوية، والتي ستؤدى من خلالها الأعمالُ والوظائف.

مميزات برنامج "بي إم إس " لمهام مدير الموظفين :

1-تحقيق الانسجام والتنسيق التام، والتعاون بين المسؤوليات والواجبات، والسلطات والصلاحيات لتعمل مع بعضها في بوتقة واحدة هي العمل أو الوظيفة الواحدة.
2-تحقيق التعاون والانسجام بين الوظيفة أو العمل الواحد وباقي الأعمال والوظائف داخل منظمة الأعمال، وذلك لتحقيق رسالة، وغايات، وأهداف المنظمة العامة.

3-تحقيق التعاون والانسجام بين الموارد البشرية وبعضها يؤدي إلى تحقيق الفاعلية التنظيمية التي تتمكن عن طريقها المنظمةُ من تحقيق أهدافها المحددة والمنشودة.
4.تجزئة وتيسير الأعمال، بهدف تسهيل أدائها، ومن ثم عدم حاجة المنظمة إلى عمال مهرة، وتسهيل عملية الرقابة على هذه العمالة.

5.تخفيض تكلفة العمل من خلال اختصار وقت تنفيذه من قبل العاملين.
6.رفع إنتاجية العمل عن طريق تسريع وانسيابية أدائه، من خلال التركيز على التخصص وتقسيم وتجزئة الأعمال.

7. فضلا عن تحفيز هذه الموارد البشرية، وجعلها تؤدي الأعمال والوظائف المكلفة بها بكفاءة وفاعلية، وما لذلك من مردود إيجابي على المنظمة.

مهام ووظيفة مدير الموظفين بمساعدة برنامج "بي إم إس ":
1.يطور خطة عمل وموازنة الشركةَ السنويةَ بالتوافق مع اتجاه الشركة الإستراتيجيِ.
2.يطور ويوصي بخطةً متكاملةً لرفع حصةَ الشركة في السوق وزيادة الربحيةَ.
3.يخطط نشاطات الشركة التسويقية والترويجية وذلك لتحسين صورةِ الشركةَ وزيادة المبيعات.

4.يضع أهداف الشركة ويحدد طرق وإجراءات تحقيق مثل هذه الأهداف.
5.يطور خطط تسعير مستندة على تحليل السوق والمنافسين وخطط التسويق.
6.يضع أهدافاً للشركة ويعمل على تحقيق هذه الأهداف عن طريق المراقبة المباشرة لعمليات كل قسم.

7.يضمن بأن عمليات الشركةَ مطابقة للّوائح والأنظمة المعتمدة، ويكون مسئولا عن ضمان تنفيذ الاتفاقيات التعاقدية للشركة مع الغير.
8.يراجع ويُدقّق بشكل دوري إجراءات العمل التي يتبعها مدراء الأقسام، ويتأكد بأنها مطابقة للمعايير المعتمدة في الشركة ويوصي بالتحسينات اللازمة.

9.يحلل الصفقات المحتملةُ ويقيّم مشاركة الشركةَ في المناقصاتِ.
10.يوجه مبيعات الشركة لتحقيق أعلى توزيع وترويج للمُنتَجات والحفاظ على مستوى مثالي للمخزون.
11.يوجه كل الوظائف التسويقية لضمان تحقيق أهداف وإستراتيجيات الشركةَ.