برنامج " بي إم إس " للأرشفة الإلكترونية للملفات هو أحد البرامج الرائدة في أرشفة الملفات والوثائق في الوطن العربي،
فهو تطبيق ويب مع واجهة استخدام بسيطة وسهلة ليتناسب مع جميع احتياجات الشركات والمؤسسات التجارية والصناعية
حيث يمكنك البرنامج من الاحتفاظ بنسخ رقمية من الوثائق والمستندات الخاصة بك، مع امكانية ترتيب معاملات الصادر والوارد ،
وتتبع المعاملات وإحالتها بين المستخدمين، ويتوفر البرنامج باللغة العربية واللغة الإنجليزية
برنامج " بي إم إس " هو الحل الإداري الأمثل لتحويل الملفات والمجلدات الورقية إلي أرشيف الكترونى حيث يسمح للشركات بالتحكم في إنتاج الوثائق الإلكترونية وتخزينها وإدارتها وتوزيعها ،
مما يؤدي إلى زيادة فعالية الشركة والقدرة على إعادة استخدام المعلومات والتحكم في توزيع المستندات.
حيث يتم التعامل مع البرنامج بسرعة فائقة وصلاحيات مخصصة للمستخدمين وتوفير مساحات كبيرة من خلال كادر متخصص ومجهز بما يحتاج هذا العمل من أجهزة مسح ضوئي و أجهزة كمبيوتر و برامج أرشفة الكترونية
كما يعمل البرنامج علي استثمار المساحات المهدرة المستخدمة لتخزين الوثائق الورقية
كما يقوم برنامج " بي إم إس " بدمج كل وظائف إدارة المستندات بطريقة سهلة الاستخدام. ويتضمن النظام أدوات إدارية لتحديد صلاحية المستخدمين ، والتحكم في الوصول الى المستندات ، ومستوى أمان المستندات ، وسجلات مفصلة للنشاط وإعداد الاتمتة.
يبني برنامج " بي إم إس " مستودعًا هائلا لأصول معلومات الشركة و لتسهيل إنشاء المعرفة وتعزيز مجموعات العمل وإنتاجية المؤسسات والشركات ، وبناء علاقات أفضل للعملاء ،
مما يسرع من حركة المبيعات ، ويعمل علي تحسين وصول الانتاج إلى السوق ، وصنع القرار على نحو أفضل.
مميزات برنامج " بي إم إس " لأرشفة الملفات إلكترونيا :
1.يتميز البرنامج بسهولة الاستخدام لأرشفة عدد غير محدد من الوثائق والصور والمستندات سواء كانت صوتية أومرئية أونصية والرسائل الإلكترونية
2.تعريف أرشيف خاص لتصنيف الوثائق حسب إختيار المستخدم
3.امكانية إدخال معلومات كاملة عن الوثيقة ضمن التصنيف المطلوب
4.ربط الوثيقة بملفات الكترونية دون النظر لنوعها أوحجمها
5. البحث بسهولة عن أي وثيقة حسب المعلومات المطلوبة بالوثيقة مع إمكانية الفرز والترتيب والطباعة كما يمكن تصدير تلك الوثائق إلى الويندوز على شكل مجلدات موافقة للأرشيف
6.يمتاز البرنامج بتوفير كثير من الوقت للوصول للملفات من خلال الميزات الخاصة في سرعة البحث والتقنية الحديثة التى يقدمها البرنامج
7.كما يمتازالبرنامج أيضا بالمرونة في إمكانية تقسيم المجلدات حسب احتياج العمل وادراج عدة ملفات ووثائق
8.يمتاز البرنامج بخاصية النسخ الاحتياطى الذى يضمن عدم ضياع الملفات أو المستندات والاحتفاظ بالنسخ قبل وبعد التعديل
عدم إمكانية ضياع أو فقدان الوثائق والمعلومات بعمل نسخ احتياطية
9.السماح بإجراء تعديلات في حال حدوث تطوّرات أو تغييرات أو وقوع بعض الأخطاء.
10.توفير الوقت والمجهود في الوصول إلى المعلومات المراد الحصول عليها بكل سهولة ويسر.
11.إجراء التعديلات المرغوب بها على المستندات المرفقة ودورانها وتخليصها من الاخطاء التي تقلّل من جودتها.
12.تسهيل عمليات البحث وادارة المعلومات مع امكانية الاحتفاظ بكم هائل من المعلومات تعجز عنه الأرشفه الورقيه-
13.تسهيل ربط اجزاء الشركه من خلال توزيع المستندات بشكل الكتروني-تقليل التكلفه في عمليات الاستنساخ وغيرها...-توزيع عمليات البحث