برنامج إدارة النقدية والشيكات

يعتبر برنامج "بي إم إس " للنقدية والشيكات برنامج متميز وفعال حيث يعمل على التحكم الكامل فى النقدية و حسابات البنوك كما يساعد و بشكل فعال فى إدارة الاوراق التجارية بحالاتها المختلفة بالإضافة لتكامله مع برنامج الحسابات العامة.
كما يختص برنامج "بي إم إس " للنقدية والشيكات بمعالجة حركة النقدية و التعامل مع البنوك و متابعة عمليات التحصيل والسداد سواء كانت نقدا أو من خلال أوراق القبض والدفع"الشيكات"

ويعمل برنامج "بي إم إس " للنقدية والشيكات بشكل مترابط ومتكامل مع برنامج ادارة المخازن والحسابات العامه والموارد البشريه والمقاولات والتسويق العقارى حيث يتم رصد جميع عمليات التحصيل والسداد وتحويلها الى قيود يوميه تندرج فى برنامج الحسابات العامه.

يتكون برنامج النقدية والخزينه والبنوك من الشاشات الرئيسيه التاليه:

شاشة الخزينه
يوفر برنامج "بي إم إس " نظام متكامل للدفع والتحصيل وحركات التحويل بين الخزن حيث يعمل البرنامج من خلال شاشة الخزينة
فمن خلال شاشة الخزينه يتم تنظيم عمليات التحصيل والسداد التى تتم بشكل مباشر من خزينة المنشأه او المؤسسة,.
1) نظام المدفوعات:
يمكن للمستخدم من خلال شاشة المدفوعات عمل نظام للسداد سواء كانت لمورد معين "باختيار المورد والفاتوره المراد السداد عليها" او على اى حساب أخر من بنود المصروفات,كما يمكن للمستخدم انشاء نظام سداد من خلال العهده.
2) نظام المقبوضات:
من خلال شاشة المقبوضات يتم انشاء حركات القبض والتحصيل سواء التى تمت من خلال عميل معين"باختيار العميل والفاتوره المراد التحصيل عليها" أو من خلال حساب اخر من بنود الايرادات,ويمكن ايضا التحصيل من أكثر من مصدر فى نفس نظام التحصيل.
ويتميز برنامج الخزينه والبنوك من "بي إم إس " باماكنية استيراد حركات الدفع والتحصيل من خلال ورقة اكسيل خارجيه بشكل مباشر وبدقه عاليه لتوفير الوقت والجهد

إدارة النقديــــة :

تتمثل العناصر الأساسية لإدارة النقدية والأوراق المالية المتداولة فى كل من أهداف إدارة النقدية والأساليب الإدارية المتبعة لاستغلالها وكيفية إنجاز ذلك ، وفيما يلى توضيح لهذه العناصر :

– أهداف إدارة النقدية :

تتكون نقدية المشروع من الودائع تحت الطلب والنقود الواجب الاحتفاظ بها إما لدافع الاحتياط والطوارئ ، أو لتسديد بعض المصاريف التشغيلية اليومية ، وقد يكون عامل المضاربة دافعا للاحتفاظ بالأرصدة النقدية . وتتفاوت كمية النقدية الواجب الاحتفاظ بها من مشروع لآخر حسب طبيعة الأعمال للمشروع ، والعرف التجارى السائد من حيث كيفية البيع والشراء ، ولذلك فالنقدية مؤشر جيد لمبيعات المشروع وحسن إدارته . ومن هنا يبدو مدى أهمية إدارة النقدية كعامل مهم فى العملية الإدارية الشاملة للمشروع ،

وتشمل أهداف إدارة النقدية ما يلى :

– الوفاء بالالتزامات النقدية فى المواعيد المحددة .
– تخفيض الأرصدة النقدية المعطلة .
ويلاحظ مدى تعارض هذين الهدفين من حيث أن سداد الالتزامات النقدية قد يعنى الاحتفاظ ببعض الأرصدة النقدية لحين استخدامها ، وهو ما يتعارض مع الهدف الآخر لإدارة النقدية . ومن ثم يصبح على إدارة النقدية واجب التوفيق بين هذين الهدفين المتعارضين ، وفيما يلى توضيح لطبيعة هذين الهدفين قبل بيان كيفية التوفيق بينهما :

– سداد الالتزامات النقدية :
تواجه المنشأة التزامات مالية باستمرار وبشكل عادى نتيجة لعمليات الشراء من الموردين ، أو لدفع الأجور والمرتبات وغير ذلك من الالتزامات المطلوب سدادها طوال الحياة الإنتاجية للمنشأة ، كما يوجد تدفقات واردة ومستمرة تحصل عليها المنشأة من المبيعات والذمم المدينة وغيرها .

نظام إعداد التسويات البنكية في برنامج "بي إم إس " :

1.يتـم استخدام نموذج محــدد لإعـداد التسـويات البنكية بحيث يحتوي على اسم و عنوان البنك و رقم الحساب .
2.يتم تحضير تسويات بنكية لكل حساب من حسابات البنوك الخاصة بالهيئة من قبل مسؤول الحسابات
3.يتم تحضير التسويات البنكية على الأقل مرة بالشهر خلال عشرة أيام من انتهاء الشهر .
4. في حالة الحسابات البنكية التي تزيد عدد الحركات الأسبوعية عليها عن 40 حركة أسبوعياً يتم إعداد تسويات بنكية أسبوعياً لتلك الحسابات .
5.يتم مراجعة و توقيع جميع التسويات البنكية من قبل المدير العام .
6.في حالة وجود مبالغ عالقة في التسويات البنكية لفترة تزيد عن شهر، يتم متابعة هذه المبالغ من قبل مسؤول الحسابات لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتحديد سبب ذلك. في حالة بقاء المبالغ عالقة لفترة تزيد عن ثلاثة أشهر، يتم إبلاغ المدير العام لاتخاذ الإجراءات الضرورية .

تعريف أنواع المقبوضــات :

(النقدية – الشيكات – كروت الإئتمان – التسويات – شيكات أول المدة بالصندوق والبنوك – الدفعات المقدمة) وربط هذة الأنواع بالحسابات العامة.
تعريف دفاتر الإيصالات المستخدمة في المقبوضــات (مسلسل لكل دفتر).
تعريف جميع أنواع الإستقطاعات مثل الدمغة والضــرائب المستقطعة وربطها بالحسابات.
تعريف أنواع الإيداعات البنكية.

مميزات برنامج "بي إم إس " للنقدية والشيكات :

يوفر برنامج "بي إم إس " حلول الدفع للشركات بكل يسر ومرونة لإدارة متطلباتها الكاملة المتعلقة بالدفع، من خلال تقديم باقة كبيرة من الخدمات، من بينها:

1.يمكنك مع برنامج "بي إم إس " تحويل الرواتب عبر نظام حماية الأجور وخارج نظام حماية الأجور
2.يمكنك مع برنامج "بي إم إس "عمل جدول الرواتب التي نقدمها لجميع الموظفين الموجودين في نظام حماية الأجور وغيرالمقيدين فيه، لتغطية جميع القطاعات

3.يمكنك مع برنامج "بي إم إس " انشاء جدول الرواتب للمسؤولين التنفيذيين الذين يملكون حسابات في المصرف
4.كما يمكنك ايضا عمل رواتب الموظفين المتدنية والتى ترتب من خلال موفري خدمة خارجيين

5.يمتاز برنامج "بي إم إس " بالمرونة المباشرة بطلبات عبر نظام حماية الأجور / خارجه عبر الإنترنت أو بصورة يدوية
6.مع برنامج "بي إم إس " للنقدية والشيكات سوف تعرف دائما مواعيد تحصيل الشيكات، ما هى المعاملات المعلقة، كم يحتوي كل حساب مصرفي، وبالضبط كل المال الخاص بك. الحسابات المصرفية المختلفة وأدوات الاستثمار توفر مزايا مختلفة.

7.مع برنامج "بي إم إس " يمكنك حفظ الأموال في المكان المناسب وهذا هو مفتاح التأكد من أن هناك ضمان انك لم تفوت فرض الدخل ، مثل تعظيم النقدية في أماكن كسب الفائدة.
8.برنامج "بي إم إس "يتيح لك استخدام عدة حسابات مصرفية للودائع والشيكات، والتي تعطيك المرونة لتلقي وصرف الأموال من حسابات منفصلة.

عرض الأرصدة الإفتتاحية للخزائن و البنوك.

•عرض الحركة اليومية للمدفوعات وفق إختيارات محددة (رقم المستند- التاريخ ...).
•عرض إجمالى حركة المدفوعات اليومية من نقدية - شيكات - كمبيالات.
•عرض الحركات اليومية للمقبوضات وفق إختيارات متنوعة.
•عرض إجمالى حركة المقبوضات اليومية من نقدية - شيكات - كمبيالات.
•بيان بحركة الخزينة & البنوك اليومية.
•حركة الأوراق المالية وفق محددات مثل (حركة بالبنوك - حركة الخزينة - بتاريخ الاستحقاق...
•تعد النقدية والاستثمارات المؤقتة من أكثر الموجودات المتداولة سيولة , لذا فهما يمثلان خط الدفاع الأول الذي تعتمد عليه المنشاة في الوفاء بما عليها من التزامات . لكون أكثر الموجودات القصيرة الأجل هو النقدcash والأوراق المالية القصيرة الأجل short- term financial securities. والنقد هو وسيلة التبادل في البيع والشراء ويتألف من النقد في صندوق المنشاة ومن الأموال المودعة تحت الطلب في حسابات المنشاة في البنك ويعتبر توفر النقد أساسيا لتسير أعمال المنشاة ولإستمراريتها التي تعتمد في تسديد التزاماتهاالماليةفيموعدها .

إن من أهم أهداف برنامج "بي إم إس " لإدارة السيولة:

المحافظة على استمرار عمل الشركة، وإبعاد مخاطر العسر المالي عنها، وإذا لم تتمكن الشركة من إدارة سيولتها بالشكل السليم، فإنها قد تواجه بعسر ناتج عن عدم القدرة على مواجهة الالتزامات في مواعيدها. هذا وتواجه الشركات نوعين من العسر المالي هما :
1. العسر المالي الفني (Technical Insolvency) : وهي الحالة التي تكون فيها موجودات الشركة أكبر من متطلباتها ,أي أن للشركة قيمة صافية موجبة. ولكن هذه الشركة لا تكون قادرة على مواجهة الالتزامات التي تستحق عليها في مواعيدها، وقد ينشأ ذلك عن التوسع في الاستثمار في أصول غير قابلة للتحويل إلى نقد، أو عدم الموازنة بين المصادر. ويمكن التغلب على هذا النوع من العسر من خلال تسييل ما يمكن الاستغناء عنه من الاستثمارات، وجدولة الديون.

2. العسر المالي الحقيقي (Real Insolvency) : وهي الحالة التي تكون فيها قيمة موجودات الشركة أقل من مطلوباتها، أي أن القيمة الصافية للشركة سالبة، عادة ما يكون العسر الحقيقي، كمحصلة نهائية للعسر الفني، أي مشكلة سيولة وعدم قدرة على مواجهة الالتزامات المستحقة في مواعيدها.

العلاقة بين السيولة والمخزون

يعتبر صافي رأس المال هو حجر الأساس في توفير السيولة اللازمة للشركة. ولكن المخزون ياخذ الجزء الأكبر من صافي رأس المال العامل، وهو أصل يصعب أن يتحول إلى نقدية فورية بسهولة. فلا يجب إذن أن يقع المدير المالي في مشكلة تكديس المخازن بالبضائع، بل عليه ألا يحتفظ إلا بالحد الأدنى من المخزون بما يخدم خطط البيع والتسويق متوسطة الآجل. ومن هنا فإن الخطوة الأولى للتخلص من الأزمات النقدية هي التخلص من المخزون الفائض وتحويله إلى نقدية.