برنامج " بي إم إس " هو أحد البرامج الرائدة في أرشفة الملفات والوثائق في الوطن العربي، وهو تطبيق ويب مع واجهة استخدام بسيطة وسهلة ليتناسب مع احتياجات الشركات والمؤسسات
حيث تستطيع من خـلال البرنامـج حفـظ مستنـداتك وملفــات الكمبيوتـر الهامـــة والسريـه كما يمكنك تحديـد من الـذي يستطـيع الاطـلاع عليـها من خلال صلاحـيات مستخدمين تتيح لك التحكـم في مستـوى صلاحـية من يمكنه الاطلاع علـى المستندات ، كما تستطيع حجب مجلدات كامله عن باقي المستخدمين ،
كما يمكنك أيضا مع برنامج " بي إم إس" البحث عن أي مستند أو ملف من خلال أدوات البحــث ، ســواء باســم المجلدات المحفوظ بها او بالرسوم التي وضعتــها علــى مستنداتك ، كما تستطيع تحرير المستند مره أخرى وعرضه داخل البرنامج أو تحريره في محــررات الوينــدوز . ويمكنك مع برنامج " بي إم إس " ادارة الاصدارات الآلية من تحديث المستند وتغييره مع إبقاء النسخة الأصلية محفوظة دون تغيير. كما يمكنك التحكم في أداة ضبط المستندات وتحديد أي منها يتوجب حفظه وأرشفته على المدى الطويل. وبهذا يتم تجنب أرشفة نسخ اصدارات العمل غير الضرورية والمستندات غير المهمة على المدى الطويل.
وإضافة إلى ذلك يمكنك البرنامج من ترتيب معاملات الصادر والوارد ، وتتبع المعاملات وإحالتها بين المستخدمين، وإتاحة معرفة سير المعاملات من خلال الرقم الخاص بالمعاملة، ويتوفر البرنامج باللغة العربية واللغة الإنجليزية
مميزات برنامج " بي إم إس " للأرشفة الالكترونية :
•يقوم البرنامج بأرشفة وثائق أي شخص أو مكتب أو شركة من الواردات والصادرات والوثائق . •كما يقوم البرنامج بحفظ معظم أنواع المستندات المعروفة ضمن قاعدة البيانات. •كما يُمَكنك البرنامج من أخذ نسخة احتياطية للبيانات في أي وقت. •يُمَكنك البرنامج من فتح أي مستند محفوظ لديك بسهولة وبساطة •يحتوي البرنامج على شاشة خاصة بكل مستخدم مع إمكانية التذكير التلقائي حتى ولو لم يكن البرنامج قيد العمل . •يحتوي البرنامج على شاشة خاصة بحفظ معلومات وأرقام هواتف الأشخاص الذين يتم التعامل معهم مما يوفر لك دليل هاتف شخصي متكامل. •مرونة شاشة صلاحيات المستخدمين تمكنك من إنشاء عدة مستخدمين مع صلاحيات خاصة بكل مستخدم مما يحافظ على أمان البيانات