تعرف المدفوعات بأنها تدفقات نقدية خارجة
مثل القيام بدفع قيمة شراء آلات ومعدات مكتبية ودفع إيجارات ومرتبات وشراء أثاث وأدوات وغيره. وذلك أما نقدا أو بشيكات
ومن ثم تنقسم المدفوعات إلى قسمين مدفوعات نقدية ومدفوعات بشيكات
أولا: المدفوعات النقدية:
للحصول على المدفوع النقدي يجب إتخاذ الخطوات التالية:
أولا: يقوم مدير الإدارة التابعة ومدير الإدارة المالية باعتماد أذن الصرف الذي قام تحريره طالب إذن صرف النقدية
ثانيا: بعد اعتماد أذن الصرف يتوجه طالب الأذن إلى الخزينة ويسلم أمين الخزينة أذن الصرف المعتمد ويسلمه الأمين المبلغ النقدي المساوي له
ومن ثم يقوم أمين الخزينة بإرفاق أذن الصرف مع حركة الخزينة لتوجيهه لقسم الحسابات وذلك حتى يقوم قسم الحسابات باجراء قيود اليومية وإتخاذ الاجراءات المحاسبية الأخرى
ويعمل برنامج " بي إم إس " علي أحكام الرقابة على المدفوعات النقدية وذلك لتلافي حدوث أي تلاعب وذلك عن طريق تقنين إعتماد أذون الصرف على من لهم سلطة أعتماد الأذون فقط وذلك طبقا للائحة المالية
الدورة المحاسبية في الخزينة
إستلام طلب صرف نقدية مؤقت موقع من المدير التنفيذى .
تقوم بإصدار نوعين من الإشعارات و تكون مكونه من " أصل + صورتين " :
أ. إشعار صرف نقدية مؤقت " عهدة " و ذلك لحين التسويه ( وعند التسوية يقوم أمين الخزينة بإصدار إشعار صرف نقدية :
ويقوم بإعطاء إدارة الحسابات إحدى صور هذا الإشعار مع المرفقات الداله على الصرف
ب. إشعار استلام نقدية :
يصدره أمين الخزينة عن استلام نقدية و إيداعها داخل الخزينة و يقوم بإعطاء إدارة
الحسابات إحدى صور هذا الإشعار مع المرفقات الداله على الإضافة .
التأكد من إجراء الخصم على المبالغ المنصرفة من الخزينة .
القيام بعمل جرد يومى على رصيد الخزينة و تقديمه إلى إدارة الحسابات لمعرفة رصيد الخزينة ومطابقته مع الرصيد الدفتري
ثانيا :- المدفوعات بشيكات
1. تتقدم الجهة الطالبة للشيك إلى إدارة الحسابات التى تتولى تحرير أذن صرف الشيكات
2. ويوضح بإذن صرف الشيك كل من : مبلغ الشيك .. وتاريخ الاستحقاق .. وسبب الصرف .. والجهة المصدر إليها.. ويتم اعتماده من مدير الإدارة الطالبة للشيك ومن مدير الحسابات .
3.ثم يتم تحرير الشيك بمعرفة إدارة الحسابات مرفق المستندات الدالة على اصدار الشيك (كشف حساب / مستخلص/ كشف تسوية عهدة).
وتتولى توقيع الشيك واعتماده من المفوض له سلطة توقيع الشيكات بالشركة ( المدير العام )
4.يسلم الشيك للجهة الطالبة وتوقع على اذن الصرف بالاستلام وتتخذ الإجراءات المحاسبية على ان يتم تصوير الشيك والتوقيع علية بالاستلام
يقدم لأمين الخزينة.
ويوقع عليه بما يفيد الاعداد ثم يعتمد من مدير الإدارة التابعة وأيضاً من مدير الإدارة المالية .
ثم يتقدم طالب الصرف بإذن الصرف إلى أمين الخزينة الذى يسلمه النقدية ويحتفظ لديه بإذن الصرف لإرفاقه بملخص حركة الخزينة اليومى لإعادته لقسم الحسابات لإتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة شأنه .
ولأحكام الرقابة على المدفوعات النقدية يجب أن تعتمد إذون الصرف من السادة المفوضين لهم بإعتماد الصرف المقررة باللائحة المالية كل فى حدود السلطات المنوطة له.