هي المبالغ المستحقة التي تسلم علي سبيل العهدة المؤقتة أو الدائمة من قبل الشئون المالية بالجهة الحكومية لاحد العاملين لديها لمواجهة الانفاق علي أغراض معينة ويقابلها في المحاسبة المالية المدينون (تبدأ مدين وتنتهي دائن).
إن الحفاظ على أصول الشركة تعتبر من أهم أدوات الإستثمار الأمثل و الذى يحافظ على القيم الرأسمالية لموجودات الشركة من أصول ثابتة أو متدوالة ويعتبر برنامج " بي إم إس" من أهم البرامج لإدارة العهد والأصول فهو واحد من البرامج المتميزة الأولى فى مجال إدارة الأصول و العهد، حيث راعينا
عند إنشاء برنامج" بي إم إس "أولا سهولة الوصول إليه من خلال أجهزة العرض المختلفة سواء عن طريق شاشات العرض أو عن طريق الموبيل و دون رفع التكلفة الإستثمارية فى البنية التحتية أو التكنولوجية للمؤسسة أو الشركة …
حيث انه يعمل كتطبيق على متصفحات الإنترنت
دون تثبيت أى برامج مسبقا على أجهزة الكمبيوتر العادية أو اللوحية
يوفر لك نظام "بي إم إس" مجموعة من التقارير لمراقبة عهد الموظفين من صرف وتسويات وحد ائتمان لكل امين عهدة ,ويوفر لك أيضا تحليل تسويات العهدة
أنواع العهد في برنامج "بي إم إس ":
العهدة المستديمة: - عهده معلومه قيمتها مبلغ ثابت محدد بناء علي دراسه سابقه
-1. هي العهدة التي لا تستخدم لعمل مؤقت ولكنها تستخدم بصورة مستمرة لانجاز الاعمال وخاصه في حالات البعد عن الادارة كعهد الفروع أو عهد الادارات المختلفه
2.هي عهدة يتم إنشائها في سبيل مقابلة بنود (مصروفات) متكررة بشكل دوري، وكلما أوشك مبلغ العهدة على الإنتهاء يتم تسوية العهدة وإعادة قيمة ما تم صرفه الى حامل العهدة.
- لابد ان يكون المسؤل عنها يجيد كيفيه التعامل مع العهد ويستطيع تصفيتها
- يتم انشائها للموظف بسند صرف نقديه أو شيكات
- يتم اثباتها بالدفاتر بالقيد المحاسبي
العهدة المؤقتة: هي عهدة تصرف لغرض محدد لا يتكرر بشكل دوري، وبعد تسوية العهدة لا تتم عملية الإستعاضة.
- العهده المؤقته هي العهده التي يتم صرفها للموظف لانجاز عمل معين وسريع وغير متكرر
- يتم صرفها للموظف بسند صرف نقديه أو شيكات
- يتم اثباتها بالدفاتر بالقيد المحاسبي
من ح/ العهده عهدة الموظف (.....)
الي ح / النقديه صندوق أو بنك
- ثم بعد انجاز العمل المكلف به الموظف يتم تسويتها بنموذج تصفيه العهده
بالقيد المحاسبي
من ح/ المصروف (العمل المكلف بانجازها الموظف
الي ح / العهده عهدة الموظف (......)
أمثلة إضافية للعهدة المستديمة والمؤقتة:
1.الشركة لديها فروع متعدد وتم صرف عهدة لمحاسب الفرع لسداد فواتير الكهرباء الشهرية. (عهدة مستديمة)
2.عهدة المسئول الإداري الخاصة بشراء مستلزمات البوفيه والنظافة. (عهدة مستديمة)
3.عهدة للموظف *** للصرف على مأمورية أعمال الصيانة في فرع ***. (عهدة مؤقتة)
4.عهدة للموظف **** للصرف على حفلة إفطار رمضان السنوية. (عهدة مؤقتة)
مميزات برنامج "بي إم إس"لإدارة العهد المالية :
•يمكنك مع برنامج "بي إم إس "المتابعة الكاملة لعهد الموظفين المختلفة والعمليات التي تتم عليها
•يمكنك مع برنامج "بي إم إس "إدخال تفاصيل وأرصدة عهد الموظفين في بداية تشغيل النظام
•تسجيل محتويات المباني والمكاتب للعهد الثابتة وربطها كعهد على الموظفين (منصب, وموظف)
•الربط الآلي والتسجيل للعهد من واقع طلبات الصرف أو محاضر الاستلام التي تحتوي أصناف مستديمة بعد مراجعتها وإقرارها من قبل مراقبة المخزون
•يمكنك برنامج "بي إم إس "من مراقبة وطباعة بطاقات العهد وحركات قيد العهدة والنقل للعهد وحركات الإرجاع ومعرفة وضع العهدة في تاريخ معين
•وجود نوعين من نقل العهدة (مؤقت, ودائم) بحيث يقوم النظام بالتنبيه على العهد المنقولة مؤقتا وحان تاريخ عودتها لصاحب العهدة الأصلي
•متابعة حالة العهدة عند الصرف والنقل والإرجاع