يهدف برنامج " بي إم إس " الى مراقبة الاعمال مع الجهات الحكومية والشركات التى تتعامل بنظام المستخلصات ومتابعة نسب الانجاز ,كما يعمل علي تأمين ضمان الاعمال والمبالغ المجنبه والدفعات المقدمة والاستقطاعات ومراقبة خطابات الضمان ومتابعة التجديد والافراج والتعليه والتخفيض لقيمه خطاب الضمان في المقاولات
فدور خطابات الضمان في نشاط المقاولات لايختلف عن دوره في نشاط اخر فالغرض من اصدار الخطاب هو الفيصل في التفرقة ( انواع خطابات الضمان هي خطابات ضمان ابتدائية وخطابات ضمان نهائية وخطابات ضمان دفعة مقدمة وفيما يلي لمحة بسيطة عن خطابات الضمان والغرض منها )
• تعريف خطاب الضمان :-
هو تعهد مكتوب من بنك بناء على طلب عميله لصالح شخص أخر طبيعي أ و اعتباري بدفع مبلغ معين عند أول طلب خلال فترة زمنية معينة وتنقسم إلى:
/1خطابات الضمان الابتدائية :_
يطلب من المورد او المقاول بغرض ضمان جديتهم فى العطاءات المقدمة منهم ( 1% للمقاولات ، 2% للتوريدات ) من قيمة المناقصة .وعندما يرسى علية العطاء يقدم طلب البنك بالغاء الخطاب الابتدائى وفتح خطاب نهائــــــــــــــــى
والهدف من هذه الضمانة هو ضمان عدم تراجع مقدم العطاء إذا تغيرت الأسعار أو تبين خطأ في تقديره، فتشترط تقديم تأمين نقدي أو أوراق مالية أو خطاب ضمان بنسبة معينة من قيمة العطاء.
وهى خاصة بالعطاءات التي تقدم للمصالح الحكومية والهيئات الأخرى وشركات المقاولات وينتهي الغرض من خطاب الضمان الابتدائي :-
- بعدم رسو المناقصة أو المزايدة على العميل.
- رسو المناقصة أو المزايدة وتقديمه للتأمين النهائي
- إذا رست المناقصة أو المزايدة على العميل ورفض التوقيع على العقد كان للجهة المستفيدة الحق في مصادرة قيمة خطاب الضمان .
- غالبا ما تكون مدة صلاحية الخطاب ثلاثة شهور من تاريخ المناقصة .
والجدير بالذكر أن خطاب الضمان الابتدائي ينتهي الغرض منه بعدم رسو العملية على العميل. أو برسوها عليه وتقديمه خطاب ضمان نهائي
/2خطابات الضمان النهائية :-
ينص غالبا في عقود التوريد أو عقود الأعمال على تقديم خطاب ضمان نهائي من جانب المورد أو المقاول، والمفروض أن يقدم الضمان بعد توقيع العقد وخلال مدة محددة في العقد، والغرض من هذا الضمان هو حسن تنفيذ العقود المبرمة مع الجهات المتعاقد معها سواء كانت مصلحة حكومية أو غيرها. وهي عبارة عن تعهد بدفع مبلغ من المال بنسبة معينة من قيمة المشروع أو المناقصة مقابل حسن التنفيذ وسلامة الآداء من الشركة المقاولة.
يجب ان يقدم المقاول خطابا ضمان نهائى خلال المدة المحددة فى العقد وهذا الخطاب يضمن حسن التنفيذ 10% ، 15% من قيمة عقد المقاولات ،
تتراوح مدة خطاب الضمان النهائى بين عدة سنوات لذلك وجب على البنك القيام بدراسة جدوى عن المركز المالى للعميل .
في حالة رسو العطاء على العميل فانه يتعين عليه أن يقدم للجهة صاحبة العطاء خطاب ضمان نهائي لحسن تنفيذ العقود المبرمة معها .
والغرض من هذا الضمان هو الاطمئنان إلى حسن تنفيذ العملية ومطابقتها لشروط العقد ومن اجل ذلك يتعين أن تستمر صلاحيته حتى تنتهي تنفذ العملية أو توريد البضاعة .
وخطابات الضمان النهائية نوعان :-
الأول : خطاب ضمان حسن تنفيذ متناقص القيمة :
وهذا النوع من خطابات الضمان النهائية يتم تخفيض قيمته بنسبة قيمة العمليات المنفذة وينتهي صلاحية هذا الخطاب بتحقيق أمرين :-
- تنفيذ المقاول لجميع الأعمال المسندة والصادر عنها خطابات الضمان .
-حلول التاريخ المحدد لانتهاء صلاحيته وعدم تلقى البنك طلب أو إخطار تجديده.
الثاني: خطاب ضمان ثابت القيمة :
هو خطاب ضمان يصدر بقيمه محدده تظل سارية طوال مدة الضمان ولا علاقة له بالأعمال المنفذة وفى حالة مصادرته يصادر بكامل القيمة المحددة في الخطاب
/3خطابات ضمان الدفعة المقدمة :
- العملية التي يقوم بتنفيذها المقاول أو المورد تحتاج إلى أموال كثيرة لا تتناسب مع قدرته لذلك فان الجهة المستفيدة تدفع له مبلغا مقدما حتى يستطيع تمويل العملية التي تعاقد بشأنها وفى مقابل ذلك تطلب الجهة من المقاول خطاب ضمان عن الدفعة التي أخذها مقدما حتى تضمن استردادها في حالة عدم تمكنه من إتمام العمل الموكل إليه وتطلب البنوك في هذه الحالة تنازل العملاء لصالحها عن العملية الصادر بشأنها خطاب الضمان حتى تضمن وصول الدفعات المقدمة إليها لتراقب أوجه صرفها و لضمان قيام العميل باستخدامها في العملية المتعلقة بها و متابعة تخفيض خطاب الضمان حسب تقدم سير العمل .
أهمية خطابات الضمان في برنامج " بي إم إس " :
أن لخطابات الضمان أهمية تتضح في الآتي :
في أن خطابات الضمان ارتبطت بأعمال المقاولات ، و التوريدات العامة ، و كذلك في المناقصات العامة .
و أن الشركات العامة و المقاولون يفضلون خطابات الضمان على تقديم الضمان النقدي عندما يتعاملون مع أجهزة الدولة لعدة أسباب منها:
لأن خطابات الضمان تعتبر نوعاً من التسهيلات الائتمانية التي يحصل عليها المقاولون من المصارف.
و لسهولة استرجاعها بخلاف فيما لو قاموا بإيداع مبالغ نقدية حيث يتعذر استرداد المبالغ من خزائن الجهات العامة إلا بعد مطالبة ثم مرور بالروتين الإداري المميت ،
و أحياناً تخصم نسبة لصالح خزينة الجهة العامة . كما أن المقاولين يفضلون خطابات الضمان عن الصكوك المصدقة كضمان لأن الصكوك المصدقة تعني تجميد لجزء من أموالهم فترة من الزمن هم بأشد الحاجة إليها.
و ان المصارف لا تقوم بإصدار خطابات الضمان لحساب عملائها مجاناً بل نظير عمولة ،
و من ثم فإن المصارف تجني من وراءعملية إصدار خطابات الضمان مبالغ لا بأس بها تضيفها إلى دخلها هذا بالإضافة إلى تجميع مبالغ أخرى في حساب التأمين النقدي لخطابات الضمان طرفها ،
و هذه المبالغ تستطيع المصارف استثمارها خلال فترات قصيرة في قروض صغيرة الأجل ، و هي مطمئنة إلى أن هذه المبالغ لن تطلب من قبل العملاء.