نظام إدارة حسابات المشتريات من " بي إم إس " نظام يحتوى على كل مايتعلق بحسابات المشتريات بنوعيها سواء اكانت المشتريات المحلية أوالمستوردة. وأيضا كل مايتعلق بحسابات الموردين المحلين والخارجين أيضا.
و يهدف نظام المشتريات من " بي إم إس " إلى تنظيم علاقة الشراء بين الشركة وأقسامها من جهة و بين الموردين ( المحليين والاجانب ) من جهة أخرى وذلك وفقاً لسياسة وإجرآءات الشركة المنصوص عنها في النظام الداخلي للشركة و بما يتناسب مع أوضاع السوق المحلية ومتطلباتها القانونية و المالية و بشكل موثق يغطي كافة مراحلها .
يتميز نظام المشتريات في برنامج " بي إم إس " بتسمية و عنونة كل مرحلة من مراحل النظام و ذلك بالتوصيف العملي و العلمي لكل مرحلة بها ويتم التوصيف من قبل المستثمر بإعطاء كافة متغيرات النظام عن طريق جداول النظام
نظام المشتريات الحكوميه
يجب عمل تصميم خاص بنظام معلومات المشتريات الحكومية :
عند حالة الشراء التى تلجأ لها الوحدات الإدارية يجب أن تحدد من وزارة المالية وهى التى تحدد من الذى يكون الأقدر عن غيرة فى الشراء وذلك يتم بقواعد عامة تتبع من السياسة المركزية للشراء ،ولكن يوجد حالات أخرى تلجأ لها الوحدات الإدارية فى الشراء وذلك يتم فى حالة المتابعة مع الجهة المركزية بأسعار والمواصفات التى تحددها.
1-المشتريات الحكومية لها أحكام عامة:
وتتم هذه الأحكام على وجود مستويات محدد من الأحتياج الضرورى ولذلك يكون التعاقد على أسس مواصفات فنية وتكون مناسبة للمواصفات المحددة من حيث الوزن والمقاس والحجم.
ولكن فى حالة التعاقد مع موردين أجانب على البيع والشراء يتم هذا التعاقد بالموافقة من الوزير المختص
فيجب العمل على إحتفاظ السجلات الأتية:
1-يتم حفظ السجل الخاص بقيد الموردين .
2-يتم حفظ القيد الممنوع من التعامل .
3-حفظ باقى السجلات والنماذج الأخرى مثل طلب العطاء وسجل قيد العينات وسجل التفريغ وغيرة .
ويتم منع كل من هو يعمل بالجهات الحكومية والهيئات العامة والقطاع العام بتقديم عروض وعطاءات لأى من الجهات ولا يصلح شراء أى أصناف أو تكليف عاملين هذة الجهات بتنفيذ بعض الأعمال إلا فى الحدود المصرح بها.
ويلزم بتعين كل من هو له سلطة إدارية مركزية يسمح لمديرها الحق فى الشراء.ولكن مع وجود القوانين والأحكام التى تسرى على أحكام المشتريات.وعند التعاقد لا يتم ذكر أى من الأصناف الواردة فى قائمة الموردين او علامة تجارية معينة وذلك لضمان تحقيق التساوى فى الفرص بين الطرفين .
أهم مميزات برنامج " بي إم إس " للمشتريات :
1. برنامج " بي إم إس " للمشتريات و حسابات الموردين يعطيك مرونة كاملة لتخصيص الاعتمادات الخاصة بطلبات وأوامر الشراء
2.امكانية ارفاق السندات مع فواتير الشراء واوامر الشراء
3. يمكنك برنامج " بي إم إس " من الربط بين المستودعات والمشتريات لمعرفة ارصدة المخازن
4. ادارة دفعات أوامر الشراء وربطها بالحسابات ومتابعة عملية السداد وتنبيهات قرب موعد عمليات السداد
الدورة المستندية للشراء
فى نظام " بي إم إس " لإدارة المشتريات يقوم المستخدم بطلب توريد صنف معين ويعتبر هذا الطلب طلب داخلي ويتم توجيه هذا الطلب الى ادارة المخازن وعند عدم توفر هذه الاصناف بالمخازن يتم تحويل طلب التوريد الى طلب شراء ليخضع بعد ذلك الى دورة الاعتمادات المعدة سابقا لطلبات الشراء
بعد اعتماد طلب الشراء تقوم ادارة المشتريات بارسال طلب عرض اسعار الى الموردين المعتمدين وتجميع عروض الاسعار المناسبة واختيار السعر والجودة المناسبة عن طريق لجنة فنية وتحويل طلب الشراء الى أمر شراء ويخضع أمر الشراء كذلك الى الاعتمادات الخاصة به
يتم ارسال أمر التوريد الى المورد وذلك بالتصميم الخاص بالشركة والمتعارف عليه لدى المورد ليقوم بتوريد البضاعة حسب الشروط المنصوص عليها فى أمر الشراء والمطابقة العرض السعر الخاص بالمورد
يتم تحويل أمر التوريد بعد ذلك الى فاتورة مشتريات وارفاق صورة امر التوريد وصورة فاتورة المورد بها لتصدير القيد المحاسبي الخاص بهذه العملية والتاثير أيضا على أرصدة المخازن حسب اعداد النظام
ادارة المشتريات تتم عبر خطوات عملية تنظم عملية الشراء مما يسهل القدرة على تحسين سير العمل وتنظيمه واغلاق قنوات الهدر في المؤسسة وذلك عبر:
.اتباع سياية العروض في عمليات الشراء
.اعتماد سجلات للموردين الدائمين
.المشتريات الروتينية تعمل ضمن نظام فواتير داخلي في المؤسسة
.المشتريات غير الروتينية تتم عبر طلب يقدم ويشرح فيه كل الموجبات
.يتم انشاء حساب خاص في ديوان الأرشيف لمدير المبيعات لمراقبات المتطلبات للمؤسسة وتحديد موجباتها كاملة
.استلام المشتريات يتم عبر لجنة يرئسها مدير المشتريات تقوم بمعاينة البضائع قبل إدخالها
.المشتريات المرتجعه تسجل في أرشيف مدير المشتريات وتقارن مع بنود عقد الشراء المبرم مع المورد
ويجب على الجهة الحكومية عند وضع الكلفة التقديرية للأعمال والمشتريات أن تقوم بدراسة دقيقة لأسعار السوق، وأن تسترشد بقيمة العقود التي تم إبرامها خلال سنة ماضية، وأن تراعي القيمة الإجمالية القصوى المتوقعة للعقد أو لجميع العقود المخطط إبرامها بموجب اتفاق إطاري، ولا تجوز تجزئة الأعمال والمشتريات من أجل الوصول بها إلى صلاحية الشراء المباشر أو المنافسة المحدودة، كما لا تجوز تجزئة الأعمال والمشتريات من أجل الوصول بها إلى صلاحيات المسؤولين المفوضين.