يتم عمل إعداد صلاحيات للمستخدمين على حسب صلاحية كل مستخدم في الشركة حيث يتم عمل مجموعات لكل قسم بالشركة حيث يمكنك تحديد صلاحيات كل موظف في الشركة باستخدام "برنامج بي إم إس "حيث أن نظام الامن مع "بي إم إس" يمكنك من إعطاء الصلاحيات على فتح مخازن محددة أو التعامل مع حسابات معينة مثل المبيعات أو المشتريات أوادارة المطاعم
نظام إدارة قواعد البيانات:
هو عبارة عن مجموعه من برامج(سوفت وير) الكمبيوتر التي تتحكم فى تصميم وإنشاء وصيانة واستخدام وتخزين قواعد البيانات. فيسمح "نظام بي إم إس "للمؤسسات والشركات الكبيرة أن تتحكم فى البيانات الضخمه التي عندها بشكل سريع وأمن وحديث عن طريق تطوير قواعد بيانات تحتوي على جميع البيانات الخاصة بالشركة ويقوم بالإشراف عليها متخصصين ويديرها مدير قواعد البيانات,كما يمكنك مع برنامج" بي إم إس"من انشاء مستخدم واعطاءه صلاحيات الاتصال بقاعدة البيانات بحيث لاتكون كل المعلومات أو البيانات متاحة للجميع ويضمن أيضا دقة البيانات
وظائف نظام إدارة قواعد البيانات :
انشاء قواعد البيانات.
تحديث قواعد البيانات.
تشغيل قواعد البيانات.
صيانة قواعد البيانات.
حماية وتأمين سلامة البيانات.
قواعد البيانات (Database)
:هي اسلوب محدد لتنظيم المعلومات حيث يبسط كيفية ادخالها و تعديلها و استخراجها في صورة ملائمة و مفهومة للمستخدم لمجموعة مشتركة من البیانات المترابطة والمتجانسة منطقیا .
"نظام بي إم إس" لادارة قواعد البيانات: هو نظام برامجي متعدد الاغراض يسهل تعريف و بناء و معالجة قواعد البيانات التطبيقية
على مفهوم قاعدة البيانات Database ,
قاعدة البيانات :
هي مجموعة من المعلومات التي يتم تنظيمها بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة لإدارتها وتحديثها.
يعمل "برنامج بي إم إس "علي تنظيم البيانات فى صفوف واعمدة وجداول ويتم فهرستها بحيث يسهل الوصول إليها لتعديله وعرضها واجراء العمليات المختلفة عليها.